УТВЕРЖДЕН

приказом председателя

Новочебоксарского городского суда Чувашской Республики

от  «01» марта 2021 г. № 10-осн

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ СУДЕБНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

В НОВОЧЕБОКСАРСКОМ ГОРОДСКОМ СУДЕ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ 

 

Настоящее Положение о порядке выдачи судебных дел и документов в Новочебоксарском городском суде Чувашской Республики (далее – суд, городской суд) разработано в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ  от 29 апреля 2003 г. № 36, Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 № 56.

 

Порядок выдачи судебных дел для ознакомления в помещении суда

 

Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления (приложение № 2) с соответствующей резолюцией судьи, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при их отсутствии – председатель суда (или его заместитель) в день поступления заявления, а при возможности – в срок не более трех рабочих дней с указанной даты и при предъявлении следующих документов:

а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства и административным делам, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность согласно приложению № 1, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

б) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам и делам по административным правонарушениям, - ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;

в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

г) прокурорами - служебного удостоверения;

д) иными должностными лицами при наличии законного основания – мотивированного письменного запроса;

е) реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти – наследникам, близким родственникам, родственникам, иждивенцам в соответствии со статьями 133, 134 УПК РФ, статьей 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 № 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий" – документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).

Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Ознакомление с делами (иными материалами) должно проходить в специально оборудованном для этой цели помещении суда (в отделе судопроизводства) в присутствии уполномоченного на то работника аппарата суда в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе.

После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник аппарата суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении  о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо его заместителю.

Дела для ознакомления выдаются в разумный срок с момента подачи заявления отделом судопроизводства ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) в течение рабочего дня с 8.00 до 17.00, в пятницу и предпраздничные дни с 8.00 до 16.00.

По письменным запросам (заявкам, служебным запискам) судей дела (иные материалы), сданные в отдел судопроизводства, выдаются с письменного разрешения председателя суда (или его заместитель) после регистрации в  разносном журнале передачи дел судьям под роспись.

 

Порядок выдачи судебных дел и направления их за пределы суда

 

По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.

Работниками отдела судопроизводства и архива суда в учетно-статистической карточке и карточке дела ГАС «Правосудие» отмечается, когда, кому и по какому адресу направлено судебное дело, а также дата возвращения дела в суд.

Начальник отдела судопроизводства, ответственный работник архива суда обязаны контролировать возврат дел и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

 

 

Порядок выдачи подлинных документов из судебных дел

 

Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского, административного судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела судопроизводства или архива суда на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия – на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии – председателя суда (или его заместителя).

Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

Письменные доказательства из дела с разрешения судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии – председателя суда (его заместителя) могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу (ст. 72 ГПК РФ).

 

Порядок и сроки выдачи копий судебных актов и их заверенных копий

 

Копии решения (приговора, решения, определения, постановления) суда по делам выдаются (направляются) в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.

На основании ходатайств в письменной форме и за счет участников судебного разбирательства и лиц, участвующих в деле, их представителей могут быть изготовлены копия протокола судебного заседания и (или) копия аудиозаписи судебного заседания (ч. 8 ст. 259 УПК РФ, ч.5 ст. 230 ГПК РФ, ч. 1 ст. 207 КАС РФ), за исключением случаев рассмотрения дел в закрытом судебном заседании.

Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником аппарата суда в день поступления письменного заявления (Приложение № 3), а при невозможности – в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Изготовление копий документов по делам, находящимся в производстве судьи и делам, не сданным в отдел судопроизводства, секретари судебного заседания (помощники судей), во всех остальных случаях – работники отдела судопроизводства.

Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия – председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда.

В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На выдаваемой копии судебного акта уполномоченным работником аппарата суда делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило, указывается уникальный идентификатор дела (в обязательном порядке на судебных актах, вступивших в законную силу), ставится отметка о том, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.

О выдаче копий судебных актов, протокола судебного заседания и (или) аудиозаписи судебного заседания или отдельного процессуального действия на письменном заявлении уполномоченным работником аппарата суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копии запрашиваемых документов, ставится соответствующая расписка в ее получении. Данное заявление приобщается к материалам дела, при этом делается соответствующая отметка в справочном листе по делу. В случае направления копии запрашиваемых документов по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.

Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам: обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (ст. 47 ч. 4 п. 13, ст. 53 ч. 1 п. 7) УПК РФ); потерпевшим (ст. 42 ч. 2 п. 12 УПК РФ); гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (ст. 44 ч. 4 п. 13 УПК РФ); гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (ст. 54 ч. 2  п.9, ст. 55 ч.2 УПК РФ); сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям (ст. 34 ч. 1 ГПК РФ); лицам, участвующим в административном деле (ч. 1 ст. 45 КАС РФ); реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти – родственникам, (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (ст. 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 № 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий").

Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению с соответствующей резолюции председателя суда или судьи- председательствующего по делу и подшивается в судебное дело.

Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, указанные в данном разделе Положения, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном председателем суда порядке.

 

Порядок и сроки выдачи судебных дел и документов из архива суда

 

Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда.

Работник, ответственный за работу архива суда: выдает документальные материалы в структурные подразделения; направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда; информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов; выдает справки и выписки из архивных документов.

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел.

Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае если после возвращения дела работником архива суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю.

Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

одного месяца – для использования судьями, работниками суда;

шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На выданное дело заводится карта-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (уполномоченного им лица). Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится работником архива суда по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда или уполномоченного им лица, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации выданных копий, выписок, документов.

Копии запрашиваемых судебных актов и иных документов, копии аудиозаписи судебных заседаний изготавливаются уполномоченным работником архива суда в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия – председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда.

В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) об этом делается отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником архива суда также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в листе использования документов.

Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам: обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям; потерпевшим; гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску; гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска; сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям; лицам, участвующим в административном деле; лицам, участвующих в деле об административном правонарушении; реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (статья 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 г. № 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий").

Указанные лица снимают копии по письменному заявлению с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу, и подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда, и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном председателем суда порядке.

Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению (Приложение № 4) лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет.

На письменном заявлении председатель суда (его заместитель) делает соответствующую отметку о поручении работнику архива суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде).

В целях безопасности перед записью представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего соответствующее заявление.

Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата суда на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда и не имеющем доступа в сеть Интернет.

Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником архива суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником, ответственным за работу архива суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа.

По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.

Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя. Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.

 

 

Приложение № 1

к Положению о порядке выдачи судебных дел и документов в Новочебоксарском городском суде Чувашской Республики

 

 

Документами, удостоверяющими личность, являются:

 

- паспорт гражданина Российской Федерации;

- временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации по форме № 2П (для утративших паспорт граждан, а также для граждан, в отношении которых до выдачи паспорта проводится дополнительная проверка);

- удостоверение личности или военный билет военнослужащего;

- паспорт моряка;

- общегражданский заграничный паспорт (для прибывших на временное жительство в Российскую Федерацию граждан России, постоянно проживающих за границей);

- паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность, - для иностранных граждан;

- разрешение на временное проживание, вид на жительство;

- удостоверение беженца;

- свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем;

- документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства; иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность, - для лиц без гражданства;

- удостоверение адвоката;

- редакционное удостоверение для журналиста;

- другие документы, удостоверяющие личность.

 

 

Приложение № 2

к Положению о порядке выдачи

судебных дел и документов в Новочебоксарском городском суде Чувашской Республики

 

Председателю суда

(председательствующему судье)

 

от 

проживающего по адресу:

 

                                                        

номер контактного телефона 

 

 

Заявление об ознакомлении с делом/материалом

 

1. Прошу предоставить мне возможность ознакомления с делом/материалом

Подпись/Ф.И.О. (расшифровка):

 

Дата

"

"

20

г.

2. Дело/материал получил, об уголовной ответственности по части 1 статьи 294 Уголовного кодекса Российской Федерации за воспрепятствование осуществлению правосудия, выразившееся в утрате, повреждении, уничтожении выданного мне вышеуказанного судебного дела/материала или отдельных его документов, предупрежден

3. Выдал 

4. Мною,                                                                                                                             

вышеназванное дело принято и проверено его состояние, в том числе наличие в нем всех приобщенных документов. 

 

 

Приложение № 3

к Положению о порядке выдачи

судебных дел и документов в Новочебоксарском городском суде Чувашской Республики

 

Председателю суда

(председательствующему судье)

 

от 

                                                      

проживающего по адресу:

 

                                                     

номер контактного телефона 

 

 

Заявление
о выдаче копии судебного акта

 

1. Прошу выдать мне копию(ии) судебных актов 

 

по делу/материалу 

 

Подпись/Ф.И.О. (расшифровать):

 

"

"

20

г.

2. Копию судебного акта получил 

3. Выдал 

 

 

 

Приложение № 4

к Положению о порядке выдачи

судебных дел и документов в Новочебоксарском городском суде Чувашской Республики

 

Председателю суда
(председательствующему судье)

 

от                                                                       

проживающего по адресу: 

                                                                   

номер контактного телефона 

 

Заявление
о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания

 

1. Прошу выдать мне копию(ии) аудиозаписи судебного заседания по материалу/делу

 

Подпись/Ф.И.О. (расшифровать): 

 

"

"

20

г.

2. Электронный носитель информации прилагается.

3. Копию электронного носителя получил 

4. Выдал